Sådan kommer I bedst gennem et skift af systemer i foreningen
Det er en stor beslutning og en organisatorisk udfordring at udskifte økonomisystemet, medlemssystemet, eller andre af foreningens systemer. Derfor er det vigtigt at forberede sig grundigt, inden I går i gang.
Hos ComputerCamp er vi vant til at implementere nye systemer hos kunderne og efter mere end 40 år med medlemssystemer, synes vi godt, vi kan kalde os eksperter og bidrage med en række råd og erfaringer.
Vi har samlet nogle af vores og vores kunders erfaringer med skiftet til CAMP 365 til jer, der overvejer at skifte ud i jeres systemer.
Nogle af de vigtigste opmærksomhedspunkter er, at:
- forberede projektet grundigt
- afdække jeres behov
- afsætte ressourcer og tid – vær realistiske og ikke optimistiske
- gentænke jeres arbejdsgange
- uddanne medarbejderne i brugen af systemet
Forberedelse, forberedelse, forberedelse…
Det er ofte forberedelsen det halter med, når foreningerne skifter fra et forældet medlemssystem til CAMP 365. Det er også erfaringen hos EjendomDanmark, der netop har skiftet til CAMP 365. Ansvarlig projektleder Dea Skovshoved fortæller:
”Vi ville gerne have afdækket vores behov bedre, før vi gik i gang, så ville processen have været mere smooth. ComputerCamp havde varslet os om, at vi skulle afsætte ressourcer til det, men det lyttede vi ikke nok til.”
Også implementeringen skal der sættes tid af til, sammen med dedikerede medarbejderressourcer, fortsætter Dea Skovshoved:
”Vores største læring fra projektet er, at vi skulle have forberedt os bedre. Der skal tages mange beslutninger gennem implementeringen af et nyt system, og kontaktpersonen skal kunne tage egne selvstændige beslutninger. Der skal være én person, der har teten og dialogen med ComputerCamp, så man kan træffe hurtige beslutninger. ComputerCamp er knalddygtige til det og har tydeligvis prøvet det mange gange før – her skulle vi selv have været bedre klædt på.”
Husk at afsætte ressourcer og tid til projektet
Jens Suhm fra brancheorganisationen GRAKOM understreger, at det er en stor udfordring at gå fra en lokal hostet løsning til en ren cloudløsning, og at det også I GRAKOMs tilfælde krævede mange og nogle gange overraskende mange ressourcer at fuldføre projektet:
”Fra start til implementering tog det omkring 5-6 måneder. Det kostede meget arbejdskraft – både i konsulenttimer og interne ressourcer at udvikle kravsspecifikationer, teste, finde fejl og undervise medarbejderne.”
Dea Skovshoved er enig:
”Vi havde ikke sat os ind i det store organisatoriske arbejde, det er. Det kom bag på os, hvor lang en proces det var at skifte fra et system til et andet. Vi har overført 36000 records – det er altså mange mennesker at holde styr på, og det kræver en stram logik. Selvfølgelig er det omstændeligt at få oplært medarbejderne i et system, der kan så mange ting, samtidig med, at vi bygger det. Det tog et halvt års tid at komme ind i den, men nu er det mega effektivt!”
Jens Suhm fra GRAKOM er glad for processen og samarbejdet med ComputerCamp:
”Selvfølgelig er der knaster, og det kan være et frustrerende forløb, men vi har hele tiden været fortrøstningsfulde på, at opgaven blev løst. I bund og grund har det fungeret fint, og sammen med ComputerCamp havde vi en god fælles fornemmelse for, at vi skulle i mål. Det gjorde processen nemmere, at de kendte slutresultatet, havde helt styr på systemet – og at de kender vores forretning.”
Har du spørgsmål til processen med implementering af nyt system i jeres forening, så tag endelig fat i os for en uddybende snak! Du kan kontakte Søren Meldgaard på 31 47 03 23 eller sme@computercamp.dk.
