Én medlemsplatform – flere forskellige løsninger

16 apr - 2021

Sjældent er to foreninger ens, og derfor er det også usandsynligt, I har brug for nøjagtig de samme funktioner som en anden forening.

Medlemssystemer til foreninger kommer i mange forskellige former og størrelser.

Men det bedste system fokuserer ikke bare på at gøre det nemt for foreningen at håndtere og administrere medlemmer – det gør det også fedt og attraktivt at være medlem i foreningen!

Derfor er det vigtigt, at jeres selvbetjeningsløsning har de rigtige funktioner til at håndtere relevante problemstillinger.

Men hvor skal man overhovedet starte? Og hvordan ved du, hvilke løsninger, jeres forening har mest brug for? Og hvilke har I ikke brug for?

Der er mange ting at tage højde for, og det kan være svært at finde rundt i hvad, der er hvad.

Derfor har vi samlet en oversigt over de mest hyppigt anvendte løsninger. Du kan se den nedenfor og lære mere om, hvilken løsning (eller løsninger) I har mest brug for eller savner.

Lokalforeningsløsning

Med en lokalforeningsløsning er det for eksempel muligt (og nemt) at gruppere medlemmer ud fra diverse kriterier, såsom ansættelsessted, adresse eller noget helt andet. Kriterierne afgør I selv.

Det er en automatiseret løsning, hvor I opsætter reglerne for, hvordan medlemmer grupperes. Landsdækkende politiske foreninger bruger det for eksempel ofte til at inddele i forhold til valgkredse.

Det er også muligt at implementere en såkaldt decentraliseret medlemsløsning. Det vil sige, at en gruppe medlemmer kan sættes sammen med en lokal administrator, der håndterer aktiviteter og data for den gruppe eller kreds.

Med andre ord opdeles løsningen i mindre bidder, hvor lokale foreninger er en del af den centrale løsning (hvor al data samles og opdateres automatisk) men kan håndtere basis medlemsdata på lokalt niveau.

For eksempel nyder foreninger godt af lokalforeningshierarkiet, hvor et område kan være inddelt i mange forskellige underområder – f.eks. regioner opdelt i postnumre.

Selvbetjeningsløsning

En hjemmeside med en selvbetjeningsløsning er ikke ligefrem en ny idé. Problemet er bare, at mange foreninger desværre bakser med et selvbetjeningssystem, der ikke spiller så godt sammen med selvbetjening hjemmesiden.

Det er med andre ord to forskellige programmer, der skal arbejde sammen og ikke altid gør det helt som ønsket.

En gnidningsløs selvbetjeningsløsning tager derimod udgangspunkt i selve medlemssystemet og bliver en del af det system. Det vil sige, alle funktioner og al data (igen) er samlet ét sted fremfor delt over flere platforme.

For eksempel, når et medlem logger ind på sin profil og måske opdaterer bopæl eller arbejde, så opdateres det samtidig og automatisk i medlemsportalen.

En anden fordel er selvfølgelig også, at I slipper for at bøvle med to forskellige leverandører og to forskellige løsninger – en til medlemssystemet og en til selvbetjeningsløsningen.

Sekretærløsning

Mange foreninger og organisationer har personlige medlemmer som del af foreningen. Velsagtens de fleste foreninger fungerer sådan.

Men der findes også foreninger, hvor medlemmerne ikke direkte er enkeltpersoner men virksomheder og virksomheders ansatte. Her kan en sekretærløsning til medlemsportalen gøre det muligt for flere forskellige personer at logge på samme portal. Og lidt i stil med lokalløsningen er det muligt at gruppere både virksomheder (‘medlemmer’) og ansatte i de virksomheder (‘lokale medlemmer’).

Donations- og frivilligløsning

Enhver der har arbejdet med donationer og frivillige i forbindelse med foreningsarbejde ved, hvor besværligt de administrative opgaver kan være – som f.eks. oprettelse af personer og indtægtsføring af bidrag og donationer.

En donations- og frivilligløsning for foreninger gør det derfor ikke bare nemt for det enkelte medlem at donere penge, støtte et givent formål eller oprette et støtteabonnement. Det sørger også for, at administrationen foregår korrekt og uden for meget besvær. Det gælder alt fra betaling til skatteindberetning over håndtering af abonnementer og løbende opkrævninger.

Eventløsning

Og glem ikke eventløsningen! Så snart I skal oprette kurser, ventelister, udskrive dokumentation og håndtere til- og framelding, bliver det meget hurtigt uoverskueligt uden det rette eventsystem.

Her giver du ikke bare medlemmer mulighed for selv at tilmelde sig kurser, tilføje gruppespecifikke rabatter og få en oversigt over alle kurser.

Du gør også arbejdet langt nemmere og mindre besværligt for administrationen, hvor en lang række manuelle opgaver (hvor der også høj risiko for menneskelige fejl) kan automatiseres.

Og når det hele i forvejen er tilknyttet jeres medlemssystem, betyder det, at data på medlemmerne allerede ligger der og er opdateret.

Men bliver det så ikke vildt dyrt med alle de her løsninger?

Det korte svar? Nej.

Det lidt længere svar? Det kommer an på mange ting.

Det rigtige svar? Den dyreste løsning på sigt er den løsning, der ikke fungerer, som den skal.

Et medlemssystem og en eventuel selvbetjeningsløsning er for langt de fleste foreninger uundværlig. Det er her, medlemmer på mange måder holder kontakten til foreningen ved lige, opdateres på aktiviteter og meget andet.

Og når jeres selvbetjeningsløsning skal udvikles, er det vigtigt (og billigst) at sørge for, arbejdet bliver gjort af nogen med indgående kendskab til foreninger og processerne bag.

Her varierer prisen alt efter den funktionalitet, der er nødvendig, men fælles for alle er, at den altid tager udgangspunkt i jeres ønsker og behov.

Hvor det for alvor bliver dyrt er, når man bliver tvunget ud i lappeløsninger uden direkte integration af understøttede funktioner, fordi man fra starten ikke fik den rigtige løsning.

Hvis du vil høre nærmere om en specifik løsning eller har brug for rådgivning om netop din situation, er du velkommen til at kontakte Søren Meldgaard på sme@computercamp.dk eller på 31 47 03 23.