Det er en klar fordel, at ComputerCamp er specialiseret i vores kundesegment…

Som arbejdsgiverforening og erhvervsorganisation har GRAKOM en række særlige behov, der stiller krav til IT-løsningerne til økonomi -og medlemsstyring. Derfor har foreningen gennem mere end 20 år samarbejdet med ComputerCamp – nu i skyen med CAMP 365, som er baseret på Microsoft Business Central.

GRAKOMs medlemsløsning har været i luften i et års tid.

En kæmpe organisatorisk udfordring

”Det er en kæmpe organisatorisk udfordring at gå fra et stand alone system, der er hostet lokalt, til en 100 procent cloudbaseret løsning. Men det var en nødvendighed og en udvikling, vi skulle i gang med. Ligesom vores øvrige Office-produkter er gået i skyen, er det en naturlig udvikling, at de tunge forretningsmæssige systemer, gør det samme”, siger økonomichef Jens Suhm.
Jens Suhm
Økonomichef – GRAKOM

Det har dæmpet den modvilje mod at skifte system, der kan være i en organisation, at medarbejderne har kendt ComputerCamp i mange år og har en grundlæggende tillid til dem, fortsætter han:

”At de involverede parter kender hinandens måde at arbejde på, kender forretningen og systemet, gjorde processen nemmere og gav en god fornemmelse for, at vi skulle i mål, og hvad vi skulle i mål med. ComputerCamp har leveret stabilitet gennem 20 år med et gennemgående team. Vi kender personkredsen og har tillid til dem og deres viden. Og det er en fordel, at ComputerCamp havde designet vores oprindelige system.”

Hvordan blev resultatet så?

Det er blevet bedre på mange områder, fortæller Jens Suhm:

”Funktionaliteten er bedre, og systemet er lettere at bruge. Og ikke mindst, så integrerer det betydeligt bedre op mod Microsofts øvrige produkter som Word og Excel, som vi er vant til at benytte. Det gør det nemt at arbejde i og nemt at trække oplysninger ud fra. Omvendt har vi oplevet, at svartiderne i cloudløsningerne generelt er længere.”

Resultatet blev altså som det skulle, selvom det har været en proces, der har kostet mange konsulenttimer og interne ressourcer. Men det var GRAKOM forberedt på. Det har været en fælles transformationsproces med ComputerCamp – overgangen fra lokal hosting og køb af systemer til en fuld cloudløsning med licenser og integrationer.

Politisk forening

ComputerCamp har en dyb, specialiseret viden om funktionaliteten i Business Central og de tillægsmoduler, GRAKOM har fået udviklet. Samtidig har de en indgående viden om medlemsforeninger, mener Jens Suhm:

”ComputerCamp har en forståelse for os som politisk organisation med politisk valgte bestyrelser og udvalg og kender vores særlige virkelighed. Det har været en klar fordel, at de er specialiseret i vores kundesegment og ikke er en ”one size fits all” butik med mange typer kunder med hver deres forretningsvirkelighed.”

En foreningsløsning der er fuldt integreret

GRAKOM havde mange overvejelser, da foreningen skulle vælge nyt system og var i kontakt med en del leverandører. Valget stod mellem at anskaffe sig to nye systemer – et økonomisystem og et medlemssystem – og bygge integration mellem dem, eller at købe et samlet, fuldt integreret medlemssystem.

For at undgå den sårbarhed, der ligger i at opbygge snitflader mellem flere systemer og bøvlet med flere leverandører, valgte GRAKOM at fortsætte med et fuldt integreret system.
Og så var valget nemt. ComputerCamp var den eneste, der kunne levere en fuldt integreret løsning med de særlige behov, GRAKOM har, blandt andet omkring deres barselsordning og den måde, foreningen registrerer sine medlemmer på:

”Vi stod med valget om at ændre vores forretningsmæssige virkelighed og gentænke driften af vores barselsfond, eller at fortsætte med den leverandør, der havde leveret en tilfredsstillende løsning til os gennem 20 år. Så valget var ikke svært, hvis vi skulle have hverdagen til at køre, som den plejer,” siger Jens Suhm.

Det bruger GRAKOM CAMP 365 til

GRAKOM benytter primært CAMP 365 til at styre økonomi og medlemmer. Økonomidelen benytter foreningen som et traditionelt økonomisystem, der er integreret med medlemssystemet og styrer bogholderi, betalinger og kontingenter. Kontingentet er baseret på lønsummer og er en standard feature i CAMP 365. Virksomhedsmedlemmerne og deres medarbejdere er oprettet som debitorer og udbygget med en lang række oplysninger om f.eks. deres medlemskab af kredse, politiske udvalg og segmenter.

Foreningen står for en barselsfond og opkræver bidrag fra medlemmerne, udbetaler refusioner og håndterer tillægsforsikringer. Alt sammen på flere forskellige niveauer og klasser. Det styres af et tillægsmodul, udviklet specifikt til GRAKOM, der kan beregne og udbetale refusioner og håndtere de enkelte medlemmers specifikke valg af dækninger.

GRAKOM har også integreret Microsofts CRM med CAMP 365 som salgs- og markedsføringsværktøj. Der er fuld integration mellem de to systemer og de medarbejdere, der arbejder med leads og kundeemner, får det fulde billede af medlemsdatabasen, uden at skulle have adgang til økonomi- og medlemssystemet.

En standardløsning i skyen giver mange fordele

GRAKOM oplever, at mange af de øvrige branche- og arbejdsgiverforeninger i stigende grad går over til at arbejde med Microsoft-baserede systemer – det giver en bredere fælles platform og gør det let at udveksle erfaringer. Også nye medarbejdere er ofte bekendt med platformen andre steder fra. Det giver nogle genveje på onboarding og undervisning, at der er et fælles sprog:

– Fordi så mange bruger den samme platform – Microsoft Business Central – er der masser af tutorials, instruktionsvideoer og løsningsforslag på nettet, så vi hurtigt kan finde workarounds og hjælp til eventuelle problemer.

Om GRAKOM

  • GRAKOM er erhvervs- og arbejdsgiverorganisation for virksomheder, der arbejder med kommunikationsløsninger.
  • GRAKOM driver en barselsfond og leverer specialiseret rådgivning, kurser, webinarer og konferencer.
  • Foreningen har kørt på CAMP 365 i knap et år. Før det har foreningen siden 2002 kørt på CAMPs standardløsning til Microsoft Axapta.
  • Selve implementeringen tog 5-6 måneder.