Når I som professionel forening eller frivillig organisation skal vælge medlemssystem, er mulighederne mange. En enkelt googlesøgning vil vise adskillige systemer, der på overfladen kan løse jeres behov. Men det er straks sværere at gennemskue om løsningen faktisk lever op til det, I har brug for.
Derfor bør I have styr på præcis, hvad systemet skal kunne, hvad udfordringerne kan være, og hvad I skal spørge om for at få en løsning, der matcher jeres behov. Ellers risikerer I at ende med et system, der er alt for dyrt, er administrativt tungt eller ikke spiller sammen med jeres andre systemer.
De sidste 45 år, har vi udelukkende beskæftiget os med medlemssystemer og selvbetjeningsløsninger til danske foreninger og organisationer – så vi har vi hørt alle spørgsmålene før og har også svarene på dem!
Vi har samlet de 7 vigtigste punkter, I skal være opmærksomme på, så I er klædt på, når I vælger samarbejdspartner.
1. Vælg en leverandør med brancheerfaring
Det er en god idé at gå efter en leverandør, der har erfaring med at udvikle foreningssystemer til organisationer, der ligner jeres. Det betyder, at leverandøren kender jeres udfordringer og understøtter jeres forretningsprocesser.
2. Sørg for at sikkerheden er i orden
Selvom det burde være en selvfølge, er det ikke altid tilfældet. Når I er ansvarlige for medlemmernes personlige data, er sikkerhed alfa og omega. Derfor skal medlemssystemet være opbygget med udgangspunkt i datasikkerhed og GDPR, så I ikke bryder lovgivningen og medlemmernes tillid.
3. Drop forskellige pakkeløsninger
Én ting er at få en flot hjemmeside, en anden er at få den til at tale sammen med det bagvedliggende ERP- eller CRM-system. Sørg derfor for at vælge en leverandør, der kan levere en sammenhængende løsning med fuld integration mellem jeres øvrige systemer. På den måde undgår I, at brugerne får en dårlig oplevelse med funktionaliteten – de forventer at kunne betjene sig selv nemt, hurtigt og på alle tidspunkter af døgnet.
4. Standard eller skræddersyet?
Vælger I en skræddersyet løsning, binder I jer til én leverandør og bliver sårbare. Samtidig er den dyr og besværlig at opdatere og vedligeholde. Vælger I derimod en standardløsning, kan I drage nytte af andres input og erfaringer, og være på forkant med de nyeste opdateringer i systemet. En standardløsning udelukker ikke, at systemet bliver tilpasset jeres særlige udfordringer og behov – og en standardløsning matcher faktisk de fleste organisationers behov.
5. Vær klar til et sammensurium af forskellige betalingsløsninger
Forbrugerne og dermed jeres medlemmer og bidragydere stiller store krav til deres foreninger, når det kommer til betalingsløsninger. Danskerne har taget betalingsløsninger, som MobilePay, Apple Pay, Google Pay, Garmin Pay og Fitbit Pay til sig – og især de unge forventer at kunne betale, ”som de plejer”. Derfor er I som forening, nødt til følge med og hele tiden integrere til de nyeste betalingsformer.
6. Cloud eller on premise?
Er I stadig usikre på, om jeres medlemssystem skal ligge på jeres egne servere i kælderen eller i skyen? Fakta er, at det er mere sikkert at have jeres data i skyen hos en leverandør, der lever op til alle regler og love og kan modstå cyberkriminalitet. “Cloud er ikke længere en satsning. Det er fremtiden.” – Mads Klaustrup Mathiasen, ComputerCamp.
7. Drop kravspecifikationen
Det kan være spild af tid og resulterer i en dårligere løsning, hvis I bruger et uhyrlig antal timer på at udfærdige en detaljeret kravspecifikation. Det fastholder jer i jeres ”sædvanlige” måde at tænke på og låser jer overfor nye muligheder og metoder. Prøv i stedet at gennemtænke jeres behov og lave funktionsbeskrivelser af jeres processer. Tag herefter fat i et par leverandører og få deres oplæg til en løsning. Og lav så kravsspecifikationen efterfølgende.
ComputerCamp har udviklet medlemssystemer til foreninger i 45 år, og vi står klar til at svare på alle de spørgsmål, du har i forbindelse med digitalisering og modernisering af din forenings medlemssystem.
Tag fat i Søren Meldgaard på 31 47 03 23 nu eller send ham en mail på sme@computercamp.dk – det er helt uforpligtende.