Så nemt er det at automatisere udsendelse af nyhedsbreve og medlemsmails
Når et medlem i en professionel forening eller organisation skifter status fra eksempelvis beskæftiget til arbejdsløs, er der tit brug for straks at informere medlemmet om tilbud såsom jobsøgningskurser og netværksmøder. Men mange foreninger sender først mails og nyhedsbreve ud flere uger eller måneder efter hændelsen. Og udsendelsen foregår typisk manuelt. Det koster medarbejderressourcer og giver forsinket medlemskommunikation. I værste fald fører det til utilfredshed, medlemsfrafald og færre gennemførte aktiviteter. Det svarer næsten til, at en webshop venter i ugevis med at sende ordrebekræftelser og fakturaer til sine kunder. Og går glip af muligt mersalg, fordi den ikke sender opfølgningsmails ud rettidigt.
Det er ComputerCamps indtryk, at mange professionelle foreninger har et ønske om at tage digitaliseringen et skridt videre og automatisere udsendelse af nyhedsbreve og mails for at imødekomme medlemmernes forventninger. Hvis foreningen allerede har et nyhedsmailsystem og et medlemssystem fra eksempelvis ComputerCamp, hvor medlemmets status løbende bliver opdateret, er det faktisk ret ligetil. De fleste nyhedsmailssystemer har et API, som kan kommunikere med eksempelvis ComputerCamps medlemssystem.
Flows med standardmails
Især i foreninger med mange medlemmer kan det svare sig at udarbejde deciderede flows, så en række standardmails/nyhedsbreve automatisk bliver udsendt, når en person melder sig ind eller ud, færdiggør sin uddannelse eller skifter status og måske skal betale et højere eller lavere kontingent. Det er også smart at automatisere udsendelse af nyhedsbreve, når en person har deltaget på et kursus og efterfølgende skal have tilbudt andre kurser eller tilbud om medlemskab. Eller har været til en rådgivningssamtale, som foreningen vil følge op på med nye tilbud. Eller motivere medlemmet til at gøre noget bestemt.
”Bruger foreningen ComputerCamps medlemssystem, så ligger data allerede nu klar til at blive automatisk bragt i spil. Foreningen får ydet en god medlemsservice, sendt flere tilbud ud og sparer manuel arbejdstid,” påpeger chefkonsulent i ComputerCamp Gert Lauridsen. Han forventer fremover at se mere automatiseret medlemskommunikation. Foreninger skal bare lige i gang og indse, hvor let det egentligt er, og hvor mange fordele, det giver.
ComputerCamps medlemssystem kan kombineres med alle de gængse nyhedsbrevssystemer. Desuden kan data automatisk synkroniseres den anden vej – altså fra mailsystemet til medlemssystemet – hvis eksempelvis et medlem afmelder sit abonnement på et nyhedsbrev. Det sikrer et evigt opdateret medlemssystem. Og foreningen slipper for at skulle opdatere eller eksportere maillister. Det er nemt og giver færre menneskelige fejl. Desuden kan man ud fra data i medlemssystemet segmentere modtagere af nyhedsbreve og mails.
