Danmarks Marineforening skiftede i 2020 medlemssystem fra CAMPonline til CAMP 365 og fik i samme ombæring ny hjemmeside. Det betyder, at både systemer og medlemshåndtering nu hænger sammen – uanset om et foreningsmedlem anvender selvbetjeningsløsningen via hjemmesiden, eller en af de 75 lokalafdelinger opdaterer medlemsdata.
Nemt og intuitivt
Med selvbetjeningsløsningen er det nemt for eksisterende og nye medlemmer at være en del af Marineforeningen
Både lokalforeninger og sekretariat sparer tid
Med CAMP 365 er det allerede blevet meget nemmere at håndtere medlemmerne lokalt

Danmarks Marineforening – Marineforeningen i daglig tale – har mere end 100 år på bagen

Foreningen har blandt andet til formål at vedligeholde og styrke kammeratskabsfølelsen mellem søens folk, uanset om man er sømand i aktiv i tjeneste eller landkrabbe med interesse for det maritime Danmark.

De 75 lokalafdelinger spiller i sagens natur en aktiv og vigtig rolle i at skabe og bevare den nære kammeratskabsfølelse mellem foreningens medlemmer gennem forskellige arrangementer. Men mindst lige så vigtigt for foreningen er det at være synlig og række ud til nye medlemmer til vands og til lands, blandt andet via foreningens hjemmeside.

Nu kan vi bruge hjemmesiden aktivt til at rekruttere nye medlemmer

Tidligere var Marineforeningen meget låst i forhold til sin hjemmeside. De kunne ikke selv rette på siden, men skulle have fat i leverandøren hver gang. Det tog ikke bare lang tid, det kostede også – og et lille ønske om en ændring eller tilpasning blev hurtigt til en stor og kompliceret opgave.

Det betød jo, at vi ikke fik rettet tingene, og det var dyrt at foretage ændringer på et dødt system, der lå på vores server,” fortæller landsformand Steen Engstrøm om den gamle hjemmeside

Med den nye hjemmeside, som hænger sammen med både selvbetjeningsløsning og medlemssystem, er mange ting blevet nemmere. Det gør også, at hjemmesiden nu er et aktiv i arbejdet med at rekruttere nye medlemmer til foreningen, forklarer Steen Engstrøm.

Vi har fået et mere interessant vindue ud mod medlemmer og potentielle medlemmer, så vi åbner os for rekruttering af nye medlemmer. På den nye hjemmeside kan vi selv tilpasse tingene, nemt og hurtigt. Derfor får vi det gjort!

Lokalforeningerne kan selv opdatere deres data

Med selvbetjeningsløsningen er det nemt for eksisterende og nye medlemmer at være en del af Marineforeningen. Og via Lokalafdelingsadgangen i CAMP 365 medlemssystemet er det blevet nemt at yde en frivillig indsats i lokalafdelingerne, også når det drejer sig om de administrative opgaver med medlemshåndtering.

Med en gennemsnitsalder på 68 år er det naturligt, at mange af Marineforeningens frivillige ildsjæle ikke har de store it-kundskaber. Steen Engstrøm har derfor været rundt i landet for at introducere det nye medlemssystem – og det er blevet modtaget meget positivt! På sine besøg hos lokalafdelingerne har det været tydeligt, at systemet er brugervenligt og intuitivt, og derfor nemt at gå til, fortæller Steen Engstrøm.

Vores nye system CAMP 365 byder på en helt anden brugeroplevelse end vores gamle system. For mange af vores frivillige kan det være svært at lære at bruge ny it, men det har været nemt at sætte brugerne ind i CAMP 365, fordi det er så intuitivt. Jeg har bare vist dem hands-on, hvordan de skal bruge systemet, og alle har været glade bagefter,” siger Steen Engstrøm og slår fast: ”Generelt har det været en succeshistorie med vores nye CAMP 365 cloudløsning!

Nemmere og hurtigere at håndtere medlemmer – både lokalforeninger og sekretariat sparer tid

For at holde hånden under lokalafdelingerne i opstartsfasen koblede sekretariatet et ekstra sikkerhedsnet på, fortæller Steen Engstrøm.

Mens vi har været i en indkøringsfase, har forretningsføreren godkendt alle handlinger, fx når lokalforeningerne ændrede medlemsdata. Nu er vi ved at være ude af indkøringsfasen, og så kommer der til at ske noget!”, siger Steen Engstrøm og hentyder til de tidsbesparelser, Marineforeningen forventer af det nye medlemssystem
Med CAMP 365 er det allerede blevet meget nemmere at håndtere medlemmerne lokalt, og det sparer tid – ikke kun i lokalafdelingerne, men også hos mig som landsformand og for forretningsføreren i sekretariatet.

Hurtigere vej til hjælp, uanset tid og sted

Efter opgraderingen til CAMP 365 kan landsformanden og forretningsføreren logge på medlemssystemet overalt og fra alle devices. Det sparer ikke kun tid og ressourcer i sekretariatet – også lokalafdelingerne mærker, at der nu er hurtigere vej til hjælp.

Nu kan vi arbejde hjemmefra og hjælpe folk, hvor de er. Det letter vores arbejde i sekretariatet og sparer os tid, at vi er flere, der har adgang til medlemsdatabasen og kan hjælpe, uanset hvor vi er,” fortæller Steen Engstrøm

Business Central er et stærkt fundament for CAMP 365

Før Marineforeningen besluttede, at det var CAMP 365, der skulle være afløseren for CAMPonline, havde foreningen gjort et grundigt forarbejde og undersøgt flere leverandører. Deres løsninger dækkede imidlertid ikke foreningens behov fuldt ud.

Valget faldt derfor – igen – på ComputerCamp, som kunne levere et standardsystem – CAMP 365 – og dokumentere, at de kender de udfordringer og opgaver, Marineforeningen står med.

ComputerCamps medlemssystem CAMP 365 baserer sig på Microsoft Business Central. Vi får en større robusthed og sikkerhed for, at tingene virker og ikke mindst, at sikkerheden er i orden. Nu er vi sikre på, at der er styr på datahåndtering, GDPR, backup og så videre,” siger Steen Engstrøm

Forventer at drage nytte af CAMP 365 i en lang årrække,

Med CAMP 365, der er baseret på en standardløsning som Business Central, er Marineforeningen sikker på at have en opdateret, driftssikker løsning. Bliver der brug for at modificere noget i løsningen, findes der masser af moduler og plug and play-løsninger i Business Central, som ComputerCamp kan implementere.

Vi regner med at kunne køre med CAMP 365 i en lang årrække. Medlemssystemet opdateres automatisk, og vi skal ikke længere bekymre os om uventede udgifter til opgraderinger og bekymre os, for hvordan det går. Opgraderingerne kommer løbende, uden vi skal gøre noget – og det virker!” afrunder Steen Engstrøm

Om Marineforeningen

Marineforeningen har samarbejdet med ComputerCamp siden 2017, og i 2020 overgik de fra CAMPonline til CAMP 365. De anvender CAMP 365 lokalforeningsadgang til deres 85 lokalforeninger over hele landet, og ComputerCamp har også udviklet deres nye hjemmeside.

  • 8000 medlemmer
  • Landskontoret står for overordnet drift og økonomi, administration og medlemsadministration
  • Her er én medarbejder, forretningsføreren, på deltid
  • Foreningen er opdelt i 9 distrikter med distriktsformænd
  • Der er 75 lokalafdelinger med hver deres bestyrelse og egen økonomi, men underlagt fælles vedtægter
  • Der er 20 skyttelav
  • Foreningen udgiver et medlemsblad (Under Dannebrog) 6 gange årligt
  • Foreningen driver en slags webshop (Slopkisten

Marineforeningen har følgende elementer fra CAMP 365:

  • Medlemssystem
  • Selvbetjening
  • Hjemmeside
  • Webshop
Som arbejdsgiverforening og erhvervsorganisation har GRAKOM en række særlige behov, der stiller krav til IT-løsningerne til økonomi -og medlemsstyring. Derfor har foreningen gennem mere end 20 år samarbejdet med ComputerCamp – nu i skyen med CAMP 365, som er baseret på Microsoft Business Central.

En kæmpe organisatorisk udfordring

Jens Suhm
Økonomichef – GRAKOM

Det er en kæmpe organisatorisk udfordring at gå fra et stand alone system, der er hostet lokalt, til en 100 procent cloudbaseret løsning. Men det var en nødvendighed og en udvikling, vi skulle i gang med. Ligesom vores øvrige Office-produkter er gået i skyen, er det en naturlig udvikling, at de tunge forretningsmæssige systemer, gør det samme”, siger økonomichef Jens Suhm.

Det har dæmpet den modvilje mod at skifte system, der kan være i en organisation, at medarbejderne har kendt ComputerCamp i mange år og har en grundlæggende tillid til dem, fortsætter han:

At de involverede parter kender hinandens måde at arbejde på, kender forretningen og systemet, gjorde processen nemmere og gav en god fornemmelse for, at vi skulle i mål, og hvad vi skulle i mål med. ComputerCamp har leveret stabilitet gennem 20 år med et gennemgående team. Vi kender personkredsen og har tillid til dem og deres viden. Og det er en fordel, at ComputerCamp havde designet vores oprindelige system.

Hvordan blev resultatet så?

Det er blevet bedre på mange områder, fortæller Jens Suhm:

Funktionaliteten er bedre, og systemet er lettere at bruge. Og ikke mindst, så integrerer det betydeligt bedre op mod Microsofts øvrige produkter som Word og Excel, som vi er vant til at benytte. Det gør det nemt at arbejde i og nemt at trække oplysninger ud fra. Omvendt har vi oplevet, at svartiderne i cloudløsningerne generelt er længere.

Resultatet blev altså som det skulle, selvom det har været en proces, der har kostet mange konsulenttimer og interne ressourcer. Men det var GRAKOM forberedt på. Det har været en fælles transformationsproces med ComputerCamp – overgangen fra lokal hosting og køb af systemer til en fuld cloudløsning med licenser og integrationer.

Politisk forening

ComputerCamp har en dyb, specialiseret viden om funktionaliteten i Business Central og de tillægsmoduler, GRAKOM har fået udviklet. Samtidig har de en indgående viden om medlemsforeninger, mener Jens Suhm:

ComputerCamp har en forståelse for os som politisk organisation med politisk valgte bestyrelser og udvalg og kender vores særlige virkelighed. Det har været en klar fordel, at de er specialiseret i vores kundesegment og ikke er en ”one size fits all” butik med mange typer kunder med hver deres forretningsvirkelighed.

En foreningsløsning der er fuldt integreret

GRAKOM havde mange overvejelser, da foreningen skulle vælge nyt system og var i kontakt med en del leverandører. Valget stod mellem at anskaffe sig to nye systemer – et økonomisystem og et medlemssystem – og bygge integration mellem dem, eller at købe et samlet, fuldt integreret medlemssystem.

For at undgå den sårbarhed, der ligger i at opbygge snitflader mellem flere systemer og bøvlet med flere leverandører, valgte GRAKOM at fortsætte med et fuldt integreret system.
Og så var valget nemt. ComputerCamp var den eneste, der kunne levere en fuldt integreret løsning med de særlige behov, GRAKOM har, blandt andet omkring deres barselsordning og den måde, foreningen registrerer sine medlemmer på:

Vi stod med valget om at ændre vores forretningsmæssige virkelighed og gentænke driften af vores barselsfond, eller at fortsætte med den leverandør, der havde leveret en tilfredsstillende løsning til os gennem 20 år. Så valget var ikke svært, hvis vi skulle have hverdagen til at køre, som den plejer,” siger Jens Suhm.

Det bruger GRAKOM CAMP 365 til

GRAKOM benytter primært CAMP 365 til at styre økonomi og medlemmer. Økonomidelen benytter foreningen som et traditionelt økonomisystem, der er integreret med medlemssystemet og styrer bogholderi, betalinger og kontingenter. Kontingentet er baseret på lønsummer og er en standard feature i CAMP 365. Virksomhedsmedlemmerne og deres medarbejdere er oprettet som debitorer og udbygget med en lang række oplysninger om f.eks. deres medlemskab af kredse, politiske udvalg og segmenter.

Foreningen står for en barselsfond og opkræver bidrag fra medlemmerne, udbetaler refusioner og håndterer tillægsforsikringer. Alt sammen på flere forskellige niveauer og klasser. Det styres af et tillægsmodul, udviklet specifikt til GRAKOM, der kan beregne og udbetale refusioner og håndtere de enkelte medlemmers specifikke valg af dækninger.

GRAKOM har også integreret Microsofts CRM med CAMP 365 som salgs- og markedsføringsværktøj. Der er fuld integration mellem de to systemer og de medarbejdere, der arbejder med leads og kundeemner, får det fulde billede af medlemsdatabasen, uden at skulle have adgang til økonomi- og medlemssystemet.

En standardløsning i skyen giver mange fordele

GRAKOM oplever, at mange af de øvrige branche- og arbejdsgiverforeninger i stigende grad går over til at arbejde med Microsoft-baserede systemer – det giver en bredere fælles platform og gør det let at udveksle erfaringer. Også nye medarbejdere er ofte bekendt med platformen andre steder fra. Det giver nogle genveje på onboarding og undervisning, at der er et fælles sprog:

– Fordi så mange bruger den samme platform – Microsoft Business Central – er der masser af tutorials, instruktionsvideoer og løsningsforslag på nettet, så vi hurtigt kan finde workarounds og hjælp til eventuelle problemer.

Om GRAKOM

  • GRAKOM er erhvervs- og arbejdsgiverorganisation for virksomheder, der arbejder med kommunikationsløsninger.
  • GRAKOM driver en barselsfond og leverer specialiseret rådgivning, kurser, webinarer og konferencer.
  • Foreningen har kørt på CAMP 365 i knap et år. Før det har foreningen siden 2002 kørt på CAMPs standardløsning til Microsoft Axapta.
  • Selve implementeringen tog 5-6 måneder.