"Vi har 10.000 medlemmer med et så stort behov for faglig ajourføring og vidensdeling, at den opgave er blevet vores allervigtigste - i stedet for de traditionelle fagforeningsopgaver. Til det formål bruger vi medlemssystemet CAMPridge fra ComputerCamp, udbygget med en bred web-funktionalitet og det er efter min vurdering det mest avancerede medlemssystem i Norden. For det kan alt - næsten."
Sådan lyder det fra Henrik Amdi Madsen, sekretariatschef i Maskinmestrenes Forening, der er interesseorganisation for de danske maskinmestre. Engang var det en traditionel fagforening, der forhandlede overenskomster med arbejdsgiverne. Og det gør man stadig. Men opgaven med at holde medlemmerne ajour med faglig viden spiller nu til dags en langt større rolle.
Denne vidensformidling sker på mange måder: Med møder og konferencer. Med vidensdatabaser, som medlemmerne har adgang til via medlemsportalen www.mmf.dk. Og med faglige fællesskaber eller 'communities', hvor samarbejdet mellem medlemmerne i communitiet formidles gennem portalen. Derfor er det en stor og dynamisk portal, der er fuldt integreret med foreningens interne itsystem, der indeholder medlemssystemet og økonomisystemet. Alle data findes derfor kun ét sted. Og dét var et af hovedkravene, da man udskiftede alle tre systemer på én gang, fortæller Henrik Amdi Madsen:
"For tre år siden stod vi overfor en så storstilet udbygning af medlemsportalen, at det også var nødvendigt at udskifte medlemssystemet og økonomisystemet. Så vi nedsatte en arbejdsgruppe, der skulle formulere en kravspecifikation, og vi spurgte medlemmerne, hvilke ønsker de havde til systemet - ikke mindst til portalen."
Krav om kun én leverandør
Der kom mange gode idéer fra medlemmerne og fra arbejdsgruppen - resultatet blev en lang prioriteret ønskeseddel, hvor de vigtigste krav var:
- At der skulle være 100 % integration mellem portal, medlemssystem og økonomisystem.
- At det skulle være en teknisk enkel løsning
- At det hele skulle leveres af én leverandør
Man ønskede kort sagt ikke at stå med to eller tre leverandører, der ikke kunne blive enige om, hvis skyld det var, når der var tekniske problemer.
Næste skridt var derfor en grundig vurdering af de førende udbydere af medlemssystemer. Den viste, at ComputerCamp var de eneste, der kunne levere alle tre dele. Det var samtidig den billigste løsning. Så valget var nemt.
"Men", tilføjer Henrik Amdi Madsen: "Det gjorde det heller ikke sværere, at vi havde kendt ComputerCamp som en yderst kompetent leverandør af vores eksisterende medlemssystem siden midten af 80'erne. De har nemlig en fantastisk forståelse for, hvordan en organisation som vores arbejder."
Maskinmestrenes Forening fik derfor én samlet it-løsning, med fuld integration mellem Microsoft Dynamics AX og medlemssystemet CAMPridge og med medlemsportalen, der består af en lang række CAMPridge web- moduler. Og denne løsning er både medlemmer og medarbejdere yderst tilfredse med:
"Vi har meget tæt kontakt med medlemmerne, og vi kan se, at mange af dem er massive brugere af medlemsportalen, både selvbetjeningsdelen, fx med tilmelding til møder og konferencer og vidensdelen, med søgning i vores databaser og med deltagelse i de meget populære 'communities'."
Begejstrede medlemmer
"Vores medlemmer er kort sagt begejstrede for alle on-line-mulighederne og det har vi meget konkrete beviser på, idet vi kører hele organisationen efter en Business Excellence Model, der kræver, at vi måler medlemstilfredsheden. Denne tilfredshed er steget konstant, siden vi skiftede system og den er nu så høj, at portalen er blevet vores allervigtigste middel til at fastholde medlemmernes loyalitet overfor foreningen."
Internt i foreningen er alle 17 medarbejdere brugere af CAMPridge-løsningen. Og her er tilfredsheden med systemet også udelt, fortæller Henrik Amdi Madsen:
"Vi bruger systemet til næsten alt: Medlemsadministration. Sagsbehandling. Journalisering. Dokumenthåndtering. Formidling af viden. Planlægning af møder og konferencer. Kommunikation med medlemmerne. Og så videre. Og vi oplever det som brugervenligt, driftssikkert og velstruktureret."
"Det har også øget hele organisationens samlede produktivitet, fordi medlemmerne nu selv kan ordne fx mødetilmelding og adresseændring på portalen; så vi er sluppet for en masse indtastningsarbejde og telefonopringninger og det er en af forklaringerne på, at vi kan holde det laveste kontingent af samtlige interesseorganisationer af vores art i Danmark."
Dermed har man så fået, hvad der efter Henrik Amdi Madsen opfattelse er 'Nordens bedste me dlemsløsning':
"Jeg har et ret godt kendskab til itsituationen i andre, tilsvarende organisationer i Danmark og i Norden. Og derfor ved jeg, at vi ikke blot er med helt fremme i forreste række, men at vi faktisk er foran de andre, uanset hvor vi kigger hen."
"Medlemssystemet er en rigtig god måde at kommunikere med sit netværk på"
Bo Jensen Møller er formand for Københavns Kommunale Maskinmesterforening. Og for ham er medlemssystemet hos Maskinmestrenes Forening blevet et uundværligt middel til at holde kontakt til sine medlemmer:
"Vi har via Medlemssystemet oprettet et lukket netværk for alle vores medlemmer og det bruger jeg blandt andet til at lægge dokumenter ud på, fx mødedagsordener og referater. Kort sagt alle de dokumenter, som før i tiden blev sendt rundt på papir. Og inden i dette netværk har vi lavet et lukket 'grupperum' til vores bestyrelsesmedlemmer, hvor vi udveksler fortrolige dokumenter, fx i forbindelse med lønforhandlingerne. Så vi har fået et hurtigt, overskueligt og fælles mødested til dialog og til informationsformidling. Og jeg sparer en masse papirarbejde."
"Det samme gælder, når man skal tilmelde sig ét af foreningens arrangementer eller kurser. Det sker via nettet og man får bekræftelse på et øjeblik. Det er langt smartere end med papirtilmeldinger, og hele systemet er brugervenligt og nemt at finde ud af, når man lige har fået en kort introduktion til det."
"Og så kan jeg jo komme i kontakt med det både på arbejde og hjemmefra".