"Vi er i fuld gang med at udskifte vores tre kernesystemer til at styre medlemsdata, kurser og økonomi med en samlet løsning fra ComputerCamp. Dermed får vi en fælles, fremtidssikker platform, der forbedrer servicen til vores medlemmer og tillidsfolk, samtidig med at vi kan effektivisere arbejdsgangene og sikre en langt bedre rapportering til ledelsen". Sådan lyder det fra Nicolai Fischer-Bogason, som er cand.polit. og projektleder i Finansforbundet. Finansforbundet er fagforening for de ansatte i finanssektoren og har ca. 55.000 medlemmer. Her er man midt i et storstilet projekt, hvor man erstatter de bestående tre it-systemer med en ny samlet integreret it-løsning, CAMPridge fra ComputerCamp.
Projektet skal være færdigt i juni 2010, forklarer Nicolai Fischer-Bogason: "Vores mål var at erstatte vores medlems- og kursus-system, fordi det var både teknisk og funktionelt forældet. Desuden var de gamle systemer ikke integreret med vores økonomisystem, så der var masser af data, som løbende skulle overføres manuelt mellem systemerne.
Vi så også ændrede behov/krav for at kunne leve op til nutidens og fremtidens krav til et moderne IT system". Planen var at udskifte medlems- og kursussystemet, men det endte med, at man også skiftede økonomisystem.
Deloitte som rådgiver
I begyndelsen af 2009 hyrede man Deloitte som rådgiver til at udarbejde en kravspecifikation for et nyt medlems- og kursussystem.
De vigtigste krav var:
- At det skulle være et standardsystem.
- At det skulle være på en kendt teknisk platform.
- At det kunne spille sammen med økonomisystemet Navision, og
- At leverandøren havde gode solide referencer.
Kravspecifikationen indeholdt ikke noget om et nyt økonomisystem. Men det gjorde den løsning, som man valgte, fortæller Nicolai Fischer-Bogason: "Vi startede med at screene markedet for mulige leverandører og fandt frem til tre, som vi ville gå videre med. De tre fik mulighed for at give bud på opgaven. De takkede alle ja og fik to dage til at præsentere sig selv og deres forslag for vores projektgruppe".
Scorecardet afgjorde valget Det endelige valg mellem de tre tilbud blev truffet på grundlag af et ’scorecard’, hvor man gav karakterer på en lang række punkter som funktionalitet, pris, brugervenlighed, implementeringsplan, samt en subjektiv vurdering af leverandøren.
I vurderingen af ComputerCamp blev man blandt andet imponeret af den stærke faglige profil, deres folk har som følge at en mangeårig 100% fokus på medlemsorganisationer. Det var meget positivt, at man ikke arbejdede med sælgere, men systemfolk med et dybt kendskab til de specielle it-behov, der er i en medlemsorganisation som Finansforbundet. Måden man ville organisere projektet på var ligeledes meget tilfredsstillende, forklarer Nicolai Fischer-Bogason og tilføjer: "Tilbuddet blev givet i en overskuelig og letforståelig form med en konkurrencedygtig pris".
Meget stærkt integration
"Vi havde ikke planlagt at skifte økonomisystem, men havde stillet krav om integration til vores bestående økonomisystem NAV. Dette var indeholdt i tilbuddet fra ComputerCamp, som dog foreslog, at vi vurderede muligheden for at skifte til Dynamics AX", fortæller Nicolai Fischer-Bogason: "Efter at vi og Deloitte havde vurderet forslaget, kunne vi se meget klare fordele i skiftet, idet der var en så stærk integration mellem delsystemerne, at det faktisk var ét system".
Det var endda på trods af, at skiftet ville medføre et både større og dyrere projekt end forventet.
Et integreret system med mange fordele
Den samlede effekt af alle disse nye muligheder beskriver Nicolai Fischer–Bogason med disse ord:
"Nu får vi alt samlet i et system med den samme moderne brugergrænseflade. Vi får et system, der kan understøtte brugen af nye medier, og hvor vi til fulde kan lave rapporter på real time data samt udnytte brugen af business intelligence".
"Sagt med andre ord: Vi kan både levere bedre medlemsservice, bedre beslutningsstøtte til medarbejdere og ledelse og samtidig få nogle rationaliseringsgevinster i de daglige rutiner. Det betyder jo at medarbejderne slipper for en masse manuelt arbejde og kan bruge tiden på mere værdiskabende opgaver.
" Der er derfor en klar forventning om, at man, når løsningen er fuldt i drift, vil få en lang række meget tydelige gevinster, blandt andet følgende:
- Hurtigere arbejdsgange.
- Fuld integration mellem alle dele af systemet.
- Fuld integration til MS Office miljøt.
- Ingen genindtastning fordi alle data ligger ét sted.
- Nem adgang for alle til al relevant information.
- Nemt at lave dataudtræk til rapportering ledelsesinformation, , beslutningsstøtte og ’Business Intelligence’.
- Mange flere data og funktioner på nettet til glæde for medlemmer og tillidsfolk.
På sigt vil der være omkring 50 daglige brugere af løsningen, henholdsvis på hovedkontoret på Christianshavn og i de 10 tilknyttede kredse. Det sker efter planen i juni 2010, så alt er ikke på plads endnu. Men trods det vil Nicolai Fischer-Bogason godt bedømme ComputerCamps indsats: "Jeg har oplevet hele forløbet som ualmindeligt velstruktureret uden nogen ubehagelige overraskelser. Jeg oplever deres konsulenter som meget professionelle og fleksible, samt at de er rigtig gode til at holde styr på de mange delprojekter, helt sikkert som følge af, at de har stor forståelse for, hvordan vi arbejder i vores organisation."
"Det er også stærkt, at der er stillet et fælles projekt-site til rådighed, så alle involverede parter kan følge med i projektets fremdrift. Vi er derfor meget fortrøstningsfulde med at nå i mål i juni 2010," slutter projektleder Nicolai Fischer-Bogason fra Finansforbundet. Finansforbundet