IT chef Claus Olsen hos Røde Kors skulle i 2009 arbejde med et oplæg til et nyt medlemssystem. Der var udarbejdet et oplæg til en kravspecifikation, men det var tydeligt efter en gennemgang af bestående regnskabsværktøjer, kunde- og mandskabsstyring, at en tilbundsgående oprydning i organisationens IT var nødvendig.
”Der blev brugt alt for mange ressourcer på vore administrative systemer, så vi havde brug for meget mere end ”bare” et nyt medlemssystem.
Røde Kors havde kort og godt brug for et helt nyt softwarefundament, og den optimale løsning viste sig at være CAMPridge fra ComputerCamp a•s, primært fordi CAMPridge ud over at opfylde de fleste krav er baseret på ”Dynamics AX 2009” og dermed de facto var integreret med økonomisystemet, siger Claus Olsen.
Røde Kors er en stor organisation. Vi har 800 ansatte, og har flere end 15.000 frivillige tilknyttet Røde Kors i flere end 200 lokale afdelinger. Yderligere håndteres knap 40.000 medlemmer, flere end 70.000 bidrag-ydere og en række samarbejdspartnere, som støtter vores gode arbejde.
Med henblik på størrelsen af kunde- og medlemsunderlaget samt de mange frivillige, der arbejder for Røde Kors, så er AX-fundamentet et absolut krav. Og da CAMPridge var den eneste løsning, der var baseret på denne Microsoft-standard – som modulært kan overbygges – så var valget klart.
Nu styrer vi medlemmer, kampagner/indsamlinger, kurser, frivillige, og økonomi i et system.
Nyt system på kun 6 måneder – jo det har da været hårdt!
Når man skal udskifte så stort et medlemssystem, kan man ikke forvente, at alt forløber fuldstændigt gnidningsløst, og Røde Kors’ måtte da også konstatere, at der har været række udfordringer undervejs, som krævede en indsats fra såvel Røde Kors som fra ComputerCamp.
”Vi har rigtig mange data, så man kan ikke forvente, at man helt og aldeles smertefri kan overføre disse fra en række systemer til et andet. Ikke desto mindre har det været en utroligt gavnlig proces, og det har været meget lærerigt, da vi undervejs har haft mulighed for at undersøge, om vores procedurer lever op til vores egne forventninger”, fortæller Claus Olsen.
Set fra ComputerCamp’s side er afpudsningsrutinerne absolut også lærerige, og mange af de erfaringer, som er opnået gennem samarbejdet med Røde Kors, vil naturligt indgå i senere versioner af CAMPridge. Og når alt er sagt og gjort, så er systemet med de kolossalt store datamængder blevet implementeret og sat i drift på blot et halvt år.
Mange gode hjerters indsats
En række af de vanskeligheder, som ligger i administrationen af en så stor organisation som Røde Kors, er de utroligt mange ydelser, som såvel fastansatte som frivillige yder til mennesker, der har brug for hjælp i større eller mindre grad.
”Vi råder på landsplan over 209 genbrugsbutikker og 235 lokalafdelinger, der i mange tilfælde er baseret på frivillig arbejdskraft, til en række opgaver, der spænder lige fra lektiehjælp og samaritter, tjeneste under større begivenheder til besøgstjeneste hos ældre enlige og vågetjeneste til døende medborgere, som ikke har nogen pårørende.
Dertil kommer de mange nødhjælpsopgaver og arbejdet i asylcentrene, hvor både ansatte og frivillige med kort varsel træder ind og hjælper – ofte af deres gode hjerte. Med et system som CAMPridge er det nu blevet muligt for os at skabe en central registrering og vedligeholdelse af data om alle de frivillige kræfter.
”Dermed er det nu også muligt at få en god kommunikation til og med de mange hjælpere op at stå, ligesom vi kan præsentere dem for informationer og nye engagementer, som kunne bruge hjælpende hænder og hoveder”, forklarer Claus Olsen.
Mindre administration giver flere midler til hjælp
”For at give det nye CAMPridge-system en flyvende start udvalgte vi 10 af de 226 lokalafdelinger til et test-samarbejde.
Efterfølgende tog vi på en landsturné med seks regionale møder, hvor de lokale folk kunne give deres bedømmelse af CAMPridge. Brugerne kom med god feed back og ComputerCamp tilpassede standardløsningen efter brugernes ønsker. I dag er systemet sat op, så det er meget intuitivt at anvende, uanset hvor man er i organisationen”, siger Claus Olsen.
Det er i den forbindelse væsentligt at lægge mærke til, at Røde Kors arbejder med en stor mængde parallelitet i deres medlemssystem. Røde Kors ser CAMPridge som en populationsregistrering, hvor man let kan styre udsendelse af girokort til medlemmer, kampagner, medlemsblade og lignende informationer. Når tingene hænger rigtigt godt sammen, undgås fejl og dubletter, og man kan opbygge viden, så man kan tilpasse eksempelvis fundraising kampagner til de personer, der har en interesse for at hjælpe i det aktuelle tilfælde.
”Grundlæggende handler det om at skaffe flest mulige midler til vores meget omfattende hjælpearbejde, ligesom det er vigtigt, at den frivillige arbejdskraft bliver brugt til at hjælpe mennesker i nød. Jo færre ressourcer, vi kan bruge på administration, desto flere midler får vi til vores hjælpearbejde.
Vi regner med betydelige rationaliseringsgevinster ved indførelsen af den nye løsning” konstaterer Claus Olsen.
Fakturaer til eventuel betaling.
Fakturering er helt anderledes hos en organisation som Røde Kors sammenlignet med kommercielle organisationer. Bidragene kommer mange steder fra, og bidragsyderne er ikke ”kunder” i gængs forstand. Det betyder, at girokort bliver sendt ud til medlemmerne, men restancer indgår ikke i omsætningen. Så vores system kan generere girokort, men samtidigt vente med bogføring af fakturaen, til den er betalt. Bidragene er jo frivillige, og de såkaldte ”fakturaer” fungerer derfor anderledes end den typiske organisationsfakturering.
”Opgaven er ikke blevet lettere af, at SKAT i 2009 ændrede reglerne om indberetning af bidrag. Vi har derfor hos Røde Kors indberetningspligt til SKAT, hvilket blandt andet kræver, at vi har bidragsydernes CPR-numre. Med de mange tusinde mennesker og organisationer, der støtter Røde Kors, er det en stor ekstra administrativ byrde, men nok engang får vi glæde af vor AX-/CAMPridge-platformsløsning, som i høj grad gør opgaven mere overskuelig”, siger Claus Olsen.
En anden stor fordel ved løsningen er, at det er muligt at bearbejde data multifunktionelt. ”I takt med at vi får lagt flere og flere funktioner ind i CAMPridge, kan vi rette vores kampagner og fundraising mod specifikke køn, aldre, geografisk fordeling, medlemmernes interesseområder og frekvens. Vi kan derfor appellere til medlemmerne om hjælp til opgaver, som vi ved, de medlemmer kan have interesse i at støtte.
Selvfølgelig kan det godt lyde kommercielt, at vi prøver at få flest mulige midler med mindst mulig administration, men hjælpearbejde koster penge, og jo flere penge vi kan allokere til de dygtige folk, der har lyst til at gøre en indsats, desto bedre gør vi vores arbejde – og det kan CAMPridge hjælpe os med”, slutter Claus Olsen.